千葉県流山市の「のびしろオフィス」です。
もし明日、頼りにしていた事務員さんが「辞めます」と言ってきたら……という、考えたくもないけれど、いつ起きてもおかしくない「もしも」の話です。
正直、代わりの人を募集して、面接して、ゼロから教育して……なんて、今の忙しい社長にそんな時間はありませんよね。
でも、安心してください。
資料の最後にも載せていますが、私たちはそんなピンチを「会社が生まれ変わるチャンス」に変えるお手伝いをしています。最短で業務を立て直すための3つのステップをお話しします。
ステップ1：まずは「社長の作業」を私たちが丸ごと引き受ける
新しい人を雇うまでの間、社長が現場に飛び込んで穴埋めをするのは、もう終わりにしましょう。
まずは今、止まっては困る業務（メール対応や受発注など）を、そのまま私たちに預けてください。私たちが実務を回すことで、まずは社長が「考える時間」を取り戻す。これが最優先です。
ステップ2：ブラックボックスを壊して「誰でもできる化」する
「辞めたあの人しか分からなかったこと」を、そのままにしないのが私たちのやり方です。
実務を動かしながら、同時に業務の棚卸しを行い、マニュアルを整えます。特定の誰かに依存する「属人化」を解消して、誰が担当しても同じクオリティで回る「仕組み」を、この機会に一気に作ってしまいます。
ステップ3：浮いた100時間で「本来の経営」に集中する
仕組みが整うと、面白いことが起こります。
実際、導入いただいた企業様では「月間100時間の事務工数」が削減され、社長の心に大きなゆとりが生まれました。
その空いた時間で営業を強化したり、新メニューを考えたりした結果、売上が120%アップしたという事例も珍しくありません。
■ 最後に。社長、もう一人で抱え込まないでください
事務員さんが辞めて困っている今の状況は、実は「社長が自由になり、会社がもっと成長する」ためののびしろです。
私たちは、単に作業を代行するだけの「外注業者」ではありません。
社長と一緒に悩み、泥臭く現場を整理し、社長が本来の輝きを取り戻すまで隣で走り続ける「伴走者」です。
「もう限界かも」「何から手をつければいいか分からない」
そんな時は、流山市の小さなオフィスで待っている私たちを思い出してください。
あなたの会社の「のびしろ」を、一緒に広げていける日を楽しみにしています。
まずは、気軽な相談から始めましょう！
]]>千葉県流山市の「のびしろオフィス」です。
今回は、私たちのちょっと変わった……というか、泥臭い「こだわり」についてお話しさせてください。
BPOとか業務代行、って聞くと、「カチッとした大手企業が、決められたルール通りに淡々と作業する」っていうイメージがありませんか？
もちろん、それはそれで安心感があるかもしれません。でも、変化の激しい中小企業の現場で、それって本当に使いやすいのかな？って思うんです。
今日は、資料にも載せている「私たちが選ばれる理由」の本音の部分を書いてみます。
■ 「指示書を作るのが面倒」なら、作らなくていいです
大手のサービスだと、「このマニュアル通りにやってください」「指示は3日前までに指定のフォームで出してください」なんてルールがよくあります。
でも、社長の本音はこうじゃないですか？
これ、私も経営者としてめちゃくちゃわかります。
だから、うちは「やり方」から一緒に考えます。「これ、どう頼めばいいかわからないんだけど」っていう丸投げの状態から、ZOOMやチャットで「じゃあ、こういうフォーマットを作りましょうか」って提案するところから始める。
社長が頭を悩ませる「準備」の部分を、私たちが巻き取る。それが私たちのスタイルです。
■ 「今すぐ変えて！」に即レスしたい
ビジネスをしていたら、「あ、やっぱりこっちの返信パターンに変えて」「今日だけこの作業を優先して」なんて急な変更は日常茶飯事ですよね。
大手に頼んで、「変更は1週間前から申請してください」なんて言われたら、現場のスピード感が死んでしまいます。
だから、のびしろオフィスはチャットツール（Slackやチャットワークなど）で、リアルタイムに繋がります。
「最短即日の指示変更」ができるのは、私たちが社長の「隣のデスク」にいるような距離感でいたいと思っているからです。
■ 「作業員」じゃなくて「伴走者」でいたい
私たちは、ただ言われた通りにキーボードを叩く「作業員」になりたいわけじゃありません。
「もっとこうしたら楽になりませんか？」「このツールを使えば、社長のチェック時間、半分にできますよ」
そんなふうに、現場を勝手に良くしていく「お節介な味方」でありたいんです。
「マニュアルがないから頼めない」と思っている社長さん。
マニュアルは、私たちが作ります。
頼み方がわからないなら、一緒に考えます。
大手にはできない、この「圧倒的な小回りの良さ」こそが、忙しい社長を本当に救えると信じています。
流山市から、今日も社長の「ちょっと助けて」を待っています。
まずは、気楽にチャットを送るような感覚で、今の悩みを聞かせてください。
]]>千葉県流山市のバックオフィスサポート「のびしろオフィス」です。
前回は、社長が一人で抱え込んでしまう孤独についてお話ししました。
今日は、その重荷を具体的にどうやって軽くしていくのか。私たちが大切にしている「業務の棚卸し」のステップについてお伝えします。
「あの人がいないと、この仕事が回らない」
「現場で何が起きているのか、実は社長である自分も把握しきれていない」
そんな、いわゆる「業務のブラックボックス化」は、実は多くの会社が抱えている悩みです。これを放置すると、スタッフが辞めた瞬間に現場がパニックになり、社長がまた穴埋めに走る……という悪循環から抜け出せません。
私たちは、次の3つのステップで、その状況を「会社の資産」に変えていきます。
ステップ1：まずは全部出し切る「可視化」
まずは、今現場で「誰が・いつ・何を・どうやっているのか」を、泥臭くすべて洗い出します。
「そんなの当たり前じゃないか」と思われるかもしれませんが、意外と「なんとなくの慣習」で動いている仕事は多いもの。まずは全部をテーブルの上に乗せて、どこに無理やムダが隠れているのかを、社長と一緒に「見える化」していきます。
ステップ2：ムダを削ぎ落とす「再構築」
「見える化」ができたら、次は整理整頓です。
「この作業、本当に必要？」「ここをデジタル化すれば、もっと楽になるのでは？」と、今の時代に合った形にフローを組み直します。
大事なのは、特定の誰かじゃないとできない「属人化」を徹底的に排除すること。誰が担当しても同じクオリティで回る「仕組み」をここで作り上げます。
ステップ3：みんなで回す「安定運用」
仕組みができたら、次はそれを現場に定着させる番です。
マニュアルを作って終わり、ではありません。実際に動かしてみて、スタッフの意見を聞きながら、さらに使いやすくブラッシュアップしていく。この「自走するまでの伴走」こそが、私たちの真骨頂です。
■ 属人化を防げば、会社はもっと強くなる
業務が「見える化」され、仕組みとして整うと、大きな変化が起こります。
それは、もし誰かが離職することになっても、パニックにならずに済むという「心の余裕」です。新しいスタッフが入ってきたときも、スムーズに教育ができるようになります。
「あの人が辞めたら終わりだ……」という恐怖から解放されること。
それが、社長に「時間とゆとり」を取り戻すための、最初にして最大の近道なんです。
現場のモヤモヤ、一度すべて私たちに預けてみませんか？
一歩ずつ、一緒に整理していきましょう。
]]>【第1回】「私が頑張らなきゃ」と、自分を後回しにしている社長へ
千葉県流山市の小さなオフィスで、日々全国の経営者さんとお話ししていて、いつも思うことがあります。
それは、みなさん本当に驚くほど「優しくて、そして孤独だな」ということです。
「本当はもっと、会社の5年先、10年先の話をしたい」
「新しい事業のワクワクするような構想を練りたい」
そう願っているはずなのに、現実は山積みのメールや、細かい書類作成、スタッフへの指示出しに追われて、気づけば夜。
ふう、と大きなため息をつきながらパソコンを閉じる……そんな毎日を過ごしてはいませんか？
■ 「人が定着しない」という、あの胸が締め付けられる不安
最近、特に多く相談をいただくのが「せっかく育てたスタッフが辞めてしまって、本当に困っている」という悩みです。
急な退職が出るたびに、社長自らが現場に飛び込んで穴埋めをする。
そのせいで、本来やるべき大事な経営判断がどんどん後回しになっていく。
この悪循環は、社長の体力を削るだけじゃなく、会社の大事な成長を止めてしまいます。
「誰かに任せたいけれど、まともなマニュアルもないし、またすぐに辞められたらと思うと怖い……」
そんな不安から、結局「自分がやったほうが早いし確実だ」と、すべてを一人で抱え込んでしまっていませんか？
■ 現場の「作業」を、会社の「資産」に変えていく
私たちがやっているのは、ただ言われた事務をこなすだけの代行ではありません。
現場の仕事がブラックボックス化して、「特定の誰かがいないと回らない」という危うい状態を根本から変える「業務改善」です。
バラバラになった現場の仕事を一つひとつ整理して、誰が担当しても同じように回る「仕組み」にする。
それは、実はスタッフにとっても「迷わずに働ける」という安心につながります。
仕組みさえ整っていれば、もし万が一離職があってもパニックにならずに済む。それが会社の強さになります。
■ 「時間とゆとり」を取り戻してほしい
この「のびしろオフィス」の原点は、私自身の苦い経験にあります。
かつて作業に追われまくって、「もう無理だわ、誰か助けて……」と心が折れそうになった時の、あの感じ。。。
だからこそ、私は単なる「業者」ではなく、一番近くで社長を支える「味方」でいたいと思っています。
社長の肩に乗っているその重荷、少しずつ私たちに預けてみませんか？
私たちがやりたいのは、社長自身の「時間とゆとり」を作ること。
心に余裕ができて初めて、新しいアイデアも湧いてくるし、スタッフのことも温かい目で見守れるようになる。そう信じています。
流山市から、あなたの会社の「のびしろ」を一緒に広げていくパートナーとして。
まずは、今抱えているモヤモヤを、そのまま聞かせてください。
ご相談はメールでお気軽に＾＾
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